Für Bau- und Immobilienprojekte
Dokumente gemeinsam prüfen, freigeben und unterschreiben.
DigiSign bündelt Vertrag und Anlagen zu einem Umlauf. Fachbereiche prüfen parallel ihre Unterlagen, danach unterschreibt die Geschäftsführung das Paket. Externe nehmen per persönlichem Link teil, ohne eigenes Konto.
Testphase mit bis zu fünf Umläufen, ohne Zahlungsmittel.
Stufen nacheinander, Aufgaben parallel
Ein Umlauf besteht aus Stufen. Alle Aufgaben einer Stufe laufen gleichzeitig. Erst wenn jede erledigt ist, beginnt die nächste Stufe.
- 1
Ausfüllen
Dienstleister ergänzen ihre Angaben direkt im PDF, bevor jemand prüft.
- 2
Prüfen und freigeben
Controlling und Real Estate prüfen gleichzeitig, jeweils mit ihren Unterlagen.
- 3
Unterschreiben
Die Geschäftsführung unterschreibt alle Dateien des Pakets in einem Schritt.
Rückfrage pausiertEine Rückfrage mit Kommentar hält die ganze aktive Stufe an. Weiter geht es, wenn der Absender fortsetzt.
Ablehnung beendetWer ablehnt, nennt einen Grund. Der Umlauf stoppt, der Absender erfährt es sofort.
Fristen erinnernVor Ablauf gehen Erinnerungen raus, danach eine Meldung an den Absender. Entschieden wird nie automatisch.
Personen ersetzenOffene Aufgaben lassen sich protokolliert neu vergeben. Der alte Link wird im selben Moment ungültig.
Jede Person sieht, was sie prüfen soll
Sichtrechte legen Sie je Aufgabe fest. Zugewiesene Dokumente sind ab der aktiven Stufe vollständig sichtbar, ohne ausgeblendete Seiten.
| Dokument | Controlling | Real Estate | Geschäftsführung |
|---|---|---|---|
| Vertrag | sieht das Dokument | sieht das Dokument | sieht das Dokument |
| Kaufmännische Anlage | sieht das Dokument | sieht das Dokument nicht | sieht das Dokument |
| Technische Anlage | sieht das Dokument nicht | sieht das Dokument | sieht das Dokument |
- Eigene Felder, sonst nichtsBeteiligte bearbeiten nur die Felder ihrer eigenen Aufgabe.
- Wer unterschreibt, sieht das ganze PaketEine Unterschrift über mehrere Dateien setzt voraus, dass jede davon sichtbar ist.
- Mitgliedschaft ist kein VollzugriffDie Zugehörigkeit zum Unternehmen öffnet keine fremden Umläufe. Projekträume haben eigene Rechte.
Externe machen ohne Konto mit
Nachunternehmer, Sicherheitskoordinatoren oder die Projektleitung des Auftraggebers erhalten einen persönlichen Link per E-Mail, auf Wunsch zusätzlich einen getrennt mitgeteilten Zugangscode.
- Deutsch oder EnglischDie Bedienung folgt der gewählten Sprache. Dokumente bleiben im Original.
- Auf dem SmartphonePflichtfelder führen der Reihe nach, die nächste Aktion bleibt erreichbar.
- Rückfrage, Vertretung, AblehnungBeteiligte können eine Vertretung vorschlagen. Wirksam wird sie erst, wenn der Absender bestätigt.
- Ehrlich bei der QESFür eine qualifizierte Signatur kann der Vertrauensdiensteanbieter eine eigene Identifizierung verlangen.
Das Signaturniveau ist eine Mindestanforderung
Für jede Unterschriftsaufgabe legen Sie fest, welches Niveau mindestens nötig ist. Vorlagen geben es vor, beim Versand lässt es sich nicht absenken. Eine interne Freigabe erzeugt keine sichtbare Signatur.
Einfache elektronische Signatur
Persönlicher E-Mail-Link, ausdrückliche Zustimmung und Bindung an genau die angezeigte Dokumentfassung.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Nur über einen Anbieter, der die technischen Anforderungen nachweislich erfüllt.
Qualifizierte elektronische Signatur
Über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Bei einem Paket wird jede PDF kryptografisch signiert; sichtbar unterschrieben wird der Vertrag. Erwartete Kosten sehen Sie vor dem Versand.
Unterschrieben wird eine bestimmte Fassung
Jede PDF wird beim Import in eine geprüfte Fassung überführt und bleibt eine eigene Datei mit Prüfsumme. Unterschriften ergänzen neue Fassungen; frühere Bytes bleiben unverändert erhalten.
Importfassung
Fassung 1 · SHA-256 5cf42148…Beim Hochladen geprüft und als Grundlage gespeichert. Vor dem Versand sehen Sie genau diese Fassung.
Freigaben
keine neue FassungControlling und Real Estate geben frei. Person und Zeitpunkt stehen im Verlauf.
Unterschrift
Fassung 2 · SHA-256 9c1e44a0…Die Geschäftsführung unterschreibt genau die Fassung, die sie gesehen hat.
Abschluss
Nachweis und ExportAlle Fassungen, Nachweise und der Verlauf als ZIP mit Inhaltsverzeichnis.
Ändert sich der Inhalt, entsteht ein neuer Umlauf. Freigaben und Unterschriften gelten nur für die Fassung, die geprüft wurde. Der Abschlussnachweis dokumentiert Personen, Fassungen und Entscheidungen; eine kryptografische Signatur ersetzt er nicht.
Projekträume, Vorlagen und Teams
Projekträume
Je Bauvorhaben ein Raum mit eigenen Mitgliedern, Umläufen und Vorlagen.
Vorlagen mit Rollen
Wiederkehrende Abläufe wie die Arbeitnehmererklärung speichern Sie einmal. Beim Start setzen Sie nur noch die Personen ein.
Teamaufgaben
Eine Person aus dem Team erledigt die Aufgabe, oder jedes Mitglied, das beim Start festgehalten wurde.
Was heute funktioniert
DigiSign ist im Aufbau. Diese Liste zeigt den tatsächlichen Stand, nicht den geplanten.
- Umläufe mit mehreren PDFs, Stufen und parallelen AufgabenVerfügbar
- Feldeditor für Ausfüll- und UnterschriftsfelderVerfügbar
- Teilnahme per persönlichem Link, Deutsch und EnglischVerfügbar
- Einfache elektronische Signatur mit Bindung an die DokumentfassungVerfügbar
- Projekträume, Vorlagen, Teams und Export aller FassungenVerfügbar
- Qualifizierte elektronische SignaturAnbindung eines Vertrauensdiensteanbieters wird geprüftIn Vorbereitung
- Fortgeschrittene elektronische SignaturNur mit nachgewiesen geeignetem AnbieterNicht angebunden
- Abo und ZahlungPreise werden vor der Freischaltung veröffentlichtNoch gesperrt
- Dokumentation zu Serverstandort, Backup und LöschfristenIn Vorbereitung
- Cloud-Ablagen, Massenversand, öffentliche APISpäter
14 Tage testen
- Dauer14 Tage ab Registrierung
- UmfangBis zu fünf gestartete Umläufe
- ZahlungsmittelNicht nötig
- DanachLaufende Aufgaben lassen sich noch 30 Tage abschließen. Neue Umläufe erst mit Abo.
- AboNach Absenderplätzen. Prüfer und Unterzeichner sind kostenlos. Preise werden vor der Freischaltung veröffentlicht.